Excel 定型業務の問題点

2026.03.18 1:28 PM - By 西脇和宏

Excel配布・回収及びブック共有問題

Excel 定型業務を2 つのタイプに分けて見ています。1 つ目は、複数人で同じ業務をする場合に、定期的に定型化されたExcel ブックを配布し、各人入力後回収するという運用形態で、Excel データを組織で管理しようと試みる場合です。2 つ目は、比較的少人数で運用するケースですが、定型化したExcel ブックを共有して、業務を進める場合です。図2 には、それぞれの問題点が示されています。

定型化したExcel ブックを定期的に配布・回収して、全社のデータ管理を行う場合

データがExcel ブックで管理されるため、業務管理者の負担が大きい
・配布するExcel ブックの準備( 必要なデータのセット)
・定期的にExcel ブックを配布・回収/Excel ブックのバージョン管理
・回収状況の進捗確認と未提出者への催促
・回収したExcel ブックの入力データのチェック
・ブックを超えたデータの集計/ 差し替えがあった場合の再集計

定型化したExcel ブックを共有して、業務を行う場合

複数人同時入力ができない
・日次処理の場合、夕方以降、月次処理の場合、月末、月初に入力待機者が多く出る→非効率な作業環境による残業の発生
・前項のため、結局、入力を忘れて帰宅してしまい、手配ミスにつながる問題の発生

西脇和宏

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